KMU bis 70 Mitarbeiter

In vielen klein- und mittelständischen Unternehmen läuft es schon richtig gut. Sie haben fundiert ausgebildete Mitarbeitende, die ihren Job verantwortungsvoll ausfüllen. Gut zu sein heißt nicht, dass Sie nicht noch besser werden können.

Aus meiner langjährigen Erfahrung weiß ich, wo noch Optimierungsmöglichkeiten zu finden sind, z.B.:

  • Der „Blick über den Tellerrand“ kann geschärft werden, z.B. durch abbteilungsübergreifendes Denken und Handeln.
  • Das Wissensmanagement liegt häufig brach. – Bündelung aller Informationen in einer Wissensdatenbank!
  • Die Digitalisierung, um ein (fast) papierloses Büro zu realisieren, lässt oft noch Wünsche offen.

Das können Sie mit einer optimierten Büroorganisation erreichen:

  • Zeitersparnis
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Stressabbau am Arbeitsplatz

Der „Blick über den Tellerrand“, d.h. in diesem Fall, der Blick über den eigentlichen Arbeitsplatz hinaus. Welche Auswirkungen hat das Handeln eines Mitarbeitenden auf andere? Wird die Arbeit so „wie immer“ erledigt oder wird hinterfragt, wo etwas besser gemacht werden kann?

Jeder Ihrer Mitarbeitenden hat ein hohes Maß an Wissen und Fachkompetenz aufgebaut. Bündeln Sie dieses Wissen in einer Wissensdatenbank, auf die jeder zugreifen kann. Sollte ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlassen, bleibt ein großer Teil des Wissens greifbar.

Das (fast) papierlose Büro erreichen Sie durch Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Sie erhalten Ihre Dokumente (Geschäftsbriefe, Rechnungen etc.) im besten Fall digital und speichern diese dann in Ihrem System ab. Unterlagen in Papierform werden eingescannt, verschlagwortet und ebenfalls dort abgelegt. Alles erfolgt nach Vorgaben der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff).

Ihre Mitarbeitenden sind Ihr Kapital! In den Unternehmen höre ich aber leider häufig Aussagen wie z.B.:

  • Ich schaffe das alles nicht!
  • Wenn ich die Informationen von XY rechtzeitig bekommen hätte, wäre der Bericht fertig.
  • Mein Arbeitstag ist Stress pur.
  • Das hat mir keiner gesagt, das wusste ich nicht.
  • Mein E-Mail-Postfach? Fragen Sie nicht.
  • Der PC ist zu langsam.

Es sind oft die internen Abläufe, die optimiert werden können, die technische Ausrüstung kann leicht angepasst werden.

Was passiert eigentlich, wenn Führungskräfte plötzlich ausfallen? Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet? Gibt es einen Notfallplan? Nein? Dann stelle ich Ihnen gerne meinen SoS-Ordner vor. SoS steht dabei für Sicher ohne Suchen.

An welcher Stelle „drückt der Schuh“ bei Ihnen? Lassen Sie uns darüber sprechen, welches Ihre Ziele sind und was Sie erreichen möchten.

Wenn Sie einen ersten Eindruck von mir und meiner Arbeit bekommen möchten, buchen Sie doch einen meiner Workshops.

Handwerksbetriebe

Aus meiner jahrelangen Erfahrung weiß ich, dass in vielen Handwerksbetrieben die Büroarbeit oft ein lästiges, aber notwendiges Übel ist.

Sie können beispielsweise:

  • Häuser bauen,
  • Dächer decken,
  • Haare schneiden,
  • Brot backen,
  • Fassaden streichen,
  • Bäume fällen,
  • Dachstühle konstruieren,
  • Heizungen installieren,
  • Schränke bauen,
  • Gärten anlegen.

Und das können Sie richtig gut!

Aber am Ende des Arbeitstages ist immer noch so viel Büro übrig.

Wir finden einen Weg, Ihre Angebote und Rechnungen im Blick zu behalten und abzulegen. Wir überprüfen die Unterlagen, die Sie regelmäßig an den Steuerberater weiterleiten müssen und entwickeln einen möglichst einfachen Prozess dafür. Wir schauen auf die Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter und deren Lohnabrechnung (Grundkenntnisse in der Lohnabrechnung und im Baulohn bringe ich mit). Außerdem sollen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach auch wieder die Meisterin bzw. der Meister sein.

Was passiert eigentlich, wenn Sie plötzlich ausfallen? Ist Ihr Betrieb darauf vorbereitet? Gibt es einen Notfallplan? Nein? Dann stelle ich Ihnen gerne meinen SoS-Ordner vor. SoS steht dabei für Sicher ohne Suchen.

Das sind doch alles gute Gründe sich mit Ihrer Büroorganisation und Ihren Abläufen zu beschäftigen. Wollen wir es gemeinsam angehen und Schritt für Schritt dem Traum vom leeren Schreibtisch ein Stückchen näherkommen? Rufen Sie mich an, Tel. 05423/2044800, oder schicken Sie einfach eine Mail und ich melde mich schnellstmöglich zurück.

Wenn Sie einen ersten Eindruck von mir und meiner Arbeit bekommen möchten, buchen Sie doch einen meiner Workshops.

Neugier wecken

Machen Sie Ihr Gegenüber neugierig – begeistern Sie!

Wie reagieren Sie auf folgende Fragen bzw. Aussagen:

  • Was machen Sie beruflich?
  • Was möchten Sie verkaufen?
  • Erzählen Sie doch mal etwas über sich (in Vorstellungsgesprächen)

Ihnen fällt (manchmal) nicht die passende Antwort ein? – Dann ist der Elevator Pitch genau das Richtige für Sie!

Ob in einer Vorstellungsrunde, am Telefon oder bei einem zufälligen Treffen – Sie haben meist nicht mehr als 60 Sekunden, um sich und das was Sie tun vorzustellen – ungefähr so viel Zeit wie eine Fahrt mit einem Aufzug (engl. elevator) dauert. Schaffen Sie es in dieser kurzen Zeit, Ihren Gesprächspartner neugierig zu machen?

Entwickeln Sie Ihren persönlichen „Elevator Pitch“ (deutsch etwa: Verkaufsgespräch für den Aufzug), um gezielt ins Gespräch zu kommen. Treffen Sie in unterschiedlichen Situationen den Nerv Ihres Gegenübers, steigern seinen/ihren Herzschlag und gewinnen Sie Zeit und Gelegenheit, sich ausführlicher darzustellen – der erste Schritt zu einer neuen (Kunden-)Beziehung.

Holen Sie sich Ihre Werkzeuge, um in jeder Situation kompetent zu reagieren.

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Aufschieberitis

„Wenn Du willst, dass Dir eine leichte Aufgabe richtig schwer erscheint, schieb sie einfach auf.“

Ich glaube, fast jeder ist mit diesem „Virus der Prokrastination“ infiziert.

Wenn es um Aufgaben geht, die wir nicht wirklich gerne erledigen, finden wir immer wieder Gründe, diese aufzuschieben. Das Fatale daran ist nur, dass sich das meiste nicht von allein erledigt. Im Gegenteil, die Herausforderung wird im Kopf immer größer und drängt sich garantiert dann in den Gedanken nach vorne, wenn wir es überhaupt nicht gebrauchen können oder der Termin ist so nahe gerückt, dass eine Nachtschicht fällig ist.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre persönliche Verhaltensmuster erkennen und denen entgegenwirken können.

Ein Beispiel:
Vielleicht wollen Sie gerade mit der Steuererklärung anfangen, dann bekommen Sie aber unbändige Lust auf eine Tasse Kaffee. Beim Kaffeeholen sehen Sie, dass gerade die Post gekommen ist. Oh schön, ein neuer Katalog, den kann ich ja mal schnell beim Kaffee durchblättern, usw. Sie werden schon noch Dinge finden, die Sie von Ihrem eigentlichen Plan abhalten.

Wenn Sie erkannt haben, „wie Sie ticken“, versuchen Sie das Verhaltensmuster zu durchbrechen. Vielleicht holen Sie sich den Kaffee erst, wenn Sie mindestens Ihre persönlichen Daten schon eingetragen haben. Denn wir wissen ja alle, auch ungeliebte Arbeiten oder Anrufe müssen erledigt werden.

Es funktioniert, nicht immer… aber immer öfter.

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Digital in Ordnung

Beim Thema „Das papierlose Büro“ bekommen viele Menschen leuchtende Augen. Endlich sind die Stapel vom Schreibtisch verschwunden und das Wühlen in Unterlagen fällt weg.

Das bedeutet:

  • effizienteres Arbeiten
  • mehr Flexibilität
  • mehr Platz
  • mehr Nachhaltigkeit
Digital ist JETZT!

In vielen Unternehmen spielt die eigene Festplatte nur noch eine untergeordnete Rolle und sollte nicht zur Ablage genutzt werden. Es ist auch nicht sinnvoll, dort Kopien von Unterlagen „zur Sicherheit“ abzulegen, da es bei Nachbearbeitungen des Dokuments schwer und aufwändig ist, die Aktualität zu garantieren.

Informieren Sie sich hier über die Möglichkeiten der digitalen Ablage:

  • Organisation des E-Mail-Postfachs
  • Ablage von internen Dokumenten
  • Erstellung eines Ablageplans
  • Einheitliche Benennung der Dateien
  • Erstellung einer Wissensdatenbank

Darüber hinaus bekommen Sie Informationen zu Dokumentenmanagement Software (DMS) in der Cloud, die digitale Ordnung auf höchstem Niveau verspricht. Ein DMS ist übrigens nicht nur etwas für große Unternehmen. Es kann sich schon für Firmen mit fünf Mitarbeitern lohnen.

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Kaizen im Büro

Mit agilem Lean-Management erreichen Sie Ordnung und Struktur im Büro. Es ist wirklich erstaunlich, wie einfach Büro-Organisation sein kann!

Was ist Kaizen?
Vielleicht kennen Sie Kaizen als Konzept zur „kontinuierlichen Verbesserung“. Der Name setzt sich zusammen aus den japanischen Begriffen „Kai“ („Veränderung“) und „Zen“ („zum Besseren“). Die Kaizen-Methode zielt darauf ab, Unternehmen täglich nachhaltig besser zu machen – durch viele kleine Schritte und ohne große Investitionen.

Erfahren Sie mehr über die „3 Mu´s“ und spüren Sie sie in Ihrem Unternehmen auf:
  MURI  → Überlastung
  MURA → Ungleichmäßigkeit
  MUDA → Verschwendung
Wenn Schreibtische überfüllt sind, Prozesse „nicht rund“ laufen und Arbeitsabläufe stocken, sind die „3 Mu´s“ häufig die Ursache.

Mit den „5 A“ organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz:
Aussortieren Aufräumen Arbeitsplatzsauberkeit und -sicherheitAnordnung zur Regel machen Alle Punkte einhalten

Lernen Sie noch viele andere Methoden kennen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

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SoS – Sicher ohne Suchen

Mit dem SoS-Ordner alles Wichtige griffbereit!

Wer denkt schon gerne über das Alter, über einen plötzlichen Unfall oder eine schwere Erkrankung nach? Niemand! Aber, wenn der Notfall eintreten sollte, finden Sie mit dem SoS-Ordner alle wichtigen Unterlagen sofort – unerlässlich für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Angehörigen.

Zwei Beispiele aus meiner Praxis:

Ein 40-jähriger Unternehmer aus der Kommunikationsbranche fiel von heute auf morgen ins Koma. Er hatte bei zwei Großkunden Telefonanlagen installiert. Eine Installation war abgeschlossen. Aber es gab Probleme, da die andere noch nicht ganz fertig war. Die notwendigen Passwörter wusste nur der Unternehmer. Anfangs hatten die Kunden noch Verständnis, aber dann wurden Regressansprüche gestellt, die das Unternehmen ruinierten.

Ein 55-jährírger Druckereibesitzer hatte einen Schlaganfall. Nach dem Krankenhausaufenthalt und der Reha, war er wieder arbeitsfähig und stand vor einem Scherbenhaufen. Die Firma hat es nicht überlebt.

Oder denken wir an Michael Schumacher – von einer Sekunde zur anderen war durch seinen Skiunfall sein bisheriges Leben vorbei.

Erstellen wir zusammen Ihren individuellen SoS-Ordner, in dem Sie für Ihr Unternehmen Zuständigkeiten klären (z.B. Bankvollmacht), eine Lösung für Passwörter finden und die wichtigsten Unterlagen griffbereit analog oder digital zusammenstellen.

Außerdem empfehle ich in diesem Zusammenhang die Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen, denn was passiert, wenn von Ihren Mitarbeitenden jemand plötzlich ausfällt?

Stellen Sie sicher, dass für Ihre Mitarbeitenden und Angehörigen gesorgt ist, indem Sie Vorsorge treffen – mit dem SoS-Ordner.

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AntiChaosKonzepte

Kennen Sie das? Der Schreibtisch ist überfüllt, Sie haben auf Ihrer Liste eine Vielzahl von Aufgaben und Sie wissen gar nicht, was Sie zuerst und zuletzt machen sollen?

Angefangen mit dem täglichen Posteingang im Briefkasten, geht es weiter mit E-Mails, die Ihr virtuelles Postfach überschwemmen. Dazu kommen dann noch Unterlagen, die am Arbeitsplatz erstellt und gedruckt werden und ihren Platz in einem Ordner oder einer Hängeregistratur finden müssen. Selbst Dokumente die „nur“ auf dem Rechner bleiben, verschwinden nicht selten auf der Festplatte oder werden irgendwo auf dem Desktop gespeichert.

Um die Fülle der Aufgaben zu bewältigen, müssen Sie bestmöglich organisiert sein. Sie erhalten viele wertvolle Tipps und Anregungen, wie Sie

  • eine moderne Organisation am Arbeitsplatz einrichten,
  • Termine, Dokumente, Aufgaben und Abläufe optimal strukturieren,
  • die eigene Arbeitsweise verbessern und
  • stets den Überblick behalten.

Zeit lässt sich nicht vermehren! Zeit bekommen Sie nur, wenn Sie die vorhandene Zeit besser nutzen. Ein gut organisierter Arbeitsplatz unterstützt die Arbeitsabläufe, beschleunigt die Arbeitsprozesse und senkt die Arbeitskosten.

Ganz individuell gibt es zu diesem Thema ein Tagesseminar, einen Schnupper-Workshop oder einen Impulsvortrag. Der Inhalt wird individuell auf Ihren Bedarf zugeschnitten.

Lassen Sie es uns über Ihre Wünsche und Ziele sprechen!

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